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Datenrettung im Unternehmen beauftragen: sechs Prüfpunkte für IT, Einkauf und Datenschutz
Fällt im Unternehmen ein Server, ein RAID oder ein NAS aus, wird die Datenrettung unter Zeitdruck vergeben – oft an den Anbieter, der als Erster erreichbar ist. Dabei sind es personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitern, für die Sie als Verantwortlicher haften, und es ist ein Eingriff, der sich nicht wiederholen lässt. Diese Prüfliste ist für IT-Leitung, Systemhaus, Einkauf und Datenschutzbeauftragte geschrieben: was in den ersten Stunden zu tun ist und welche sechs Punkte Sie bei jedem Dienstleister schriftlich abfragen sollten.
Roland Block, Laborleiter ·
Kurz gesagt: Für ein Unternehmen ist Datenrettung ein Auftrag an einen Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und gleichzeitig ein technischer Eingriff ohne zweiten Versuch. Prüfen Sie den Dienstleister in dieser Reihenfolge: 1. wer am Datenträger arbeitet und welche Ausbildung er hat, 2. wo verarbeitet wird und ob Unterauftragnehmer beteiligt sind, 3. wie Übergabe, Lagerung, Rückgabe und Löschung belegt werden, 4. wie gearbeitet wird (am Abbild, mit gesicherter Firmware, mit eigenen Ersatzteilen), 5. ob vor Arbeitsbeginn ein schriftlicher Festpreis vorliegt, 6. wie schnell und über wen eskaliert wird. Der erste Punkt entscheidet, ob die übrigen etwas wert sind.
Die ersten Stunden: was vor der Übergabe nicht passieren darf
Die meisten Firmenfälle, die bei uns schwierig werden, waren am Anfang einfach. Schwierig wurden sie in den ersten Stunden, durch gut gemeinte Versuche im eigenen Haus oder beim Systemhaus. Bevor ein Dienstleister beauftragt ist, gilt deshalb:
- Keinen Rebuild starten, keinen Hot-Spare einbinden. Ist ein RAID 5 degradiert und fällt beim Rebuild ein zweites Laufwerk aus, wird die Parität mit falschen Daten überschrieben. Bei älteren Laufwerken desselben Fertigungsloses ist das der häufigste Weg vom einfachen zum schweren Fall.
- Controller nicht neu initialisieren, keine „Foreign Configuration“ importieren oder löschen. Die Konfiguration im Controller und die Metadaten auf den Laufwerken sind die Bauanleitung des Verbundes.
- Keine Dateisystemprüfung auf dem defekten Volume. chkdsk, fsck oder eine NAS-„Reparatur“ schreiben auf ein Volume, dessen Struktur sie nicht verstehen.
- Laufwerke nicht umstecken, aber beschriften. Schacht- und Portnummer auf jedes Laufwerk, Controller-Modell und RAID-Level notieren, Fotos der Konfiguration machen, soweit sie noch angezeigt wird.
- Nicht wiederholt einschalten. Jedes Anlaufen eines Laufwerks mit Kopfschaden vergrößert den Oberflächenschaden. Klickt oder piept ein Laufwerk, bleibt es aus.
- Bei Ransomware das System vom Netz nehmen, aber nicht neu installieren. Snapshots, Schattenkopien und teilverschlüsselte Dateien liegen auf denselben Laufwerken. Mehr: Ransomware.
- Virtuelle Maschinen nicht konsolidieren. Bei VMware und Hyper-V führt das Zusammenführen beschädigter Snapshots oft dazu, dass die Zwischenstände verloren gehen. Mehr: Virtualisierung.
Was Sie notieren, spart später Diagnosezeit: Hersteller und Modell von Server oder NAS, Controller, RAID-Level, Zahl und Reihenfolge der Laufwerke, Dateisystem, Hypervisor, welche Schritte bereits versucht wurden und welche Daten zuerst gebraucht werden.
Die sechs Prüfpunkte – in der Reihenfolge ihrer Bedeutung
1. Wer am Datenträger arbeitet
Ein Server-RAID zu rekonstruieren heißt, aus den Rohdaten der Laufwerke Blockgröße, Reihenfolge, Paritätsrotation und Versatz zu berechnen, oft nachdem einzelne Mitglieder vorher mechanisch oder in der Firmware repariert werden mussten. Das verlangt Verständnis des Laufwerks auf Entwicklerebene: was die Firmware beim Start lädt, wie Defektlisten und Translator arbeiten, wie ein Controller seine Metadaten schreibt. Dieses Wissen ist Stoff eines Ingenieurstudiums und vieler Jahre am Prüfstand. Ein Gerät oder ein Kurs ersetzt es nicht.
Für Ihre Prüfung zählt, ob der Anbieter namentlich sagt, wer den Fall bearbeitet, welche Ausbildung diese Person hat und wer den Befund verantwortet. Bei HDDLab arbeiten ausschließlich vier Ingenieure mit Hochschulabschluss am Datenträger; Fachrichtungen und Dokumente stehen unter Qualifikation.
2. Ort der Verarbeitung und Unterauftragnehmer
Der Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Nach Art. 28 DSGVO brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, in dem Ort der Verarbeitung und alle Unterauftragsverarbeiter stehen. Hier zeigt sich, ob hinter einer Adresse ein Labor steht oder eine Annahmestelle, die Datenträger an ein fremdes Labor weiterschickt – im ungünstigen Fall außerhalb der EU, was zusätzlich die Anforderungen an Drittlandübermittlungen nach Art. 44 ff. DSGVO auslöst.
Abfrage: Wo genau wird der Datenträger geöffnet und ausgelesen? Werden Unterauftragnehmer eingesetzt? Kann der Datenträger persönlich übergeben und das Labor besichtigt werden? HDDLab: eigenes Labor in der Danziger Str. 78a in Berlin, keine Weitergabe an andere Labore, AVV-Muster zum Download.
3. Nachweiskette von der Übergabe bis zur Löschung
Für die Dokumentation gegenüber Datenschutzbeauftragtem, Versicherer oder Revision brauchen Sie mehr als eine Rechnung. Fragen Sie, wie der Eingang mit Seriennummern bestätigt wird, wie Datenträger und Abbilder gelagert werden, wie die Rückgabe erfolgt und wann die Arbeitskopien gelöscht werden.
Abfrage: Wie wird der Eingang bestätigt? Gibt es bei Abholung ein Übergabeprotokoll? Wann und wie werden Arbeitskopien gelöscht, was geschieht mit den Originalen? HDDLab: Die Löschung der Arbeitskopien und der Umgang mit den Originaldatenträgern (Rückgabe oder Vernichtung nach Löschung, mit Bestätigung je Seriennummer) sind im AVV geregelt. Für Systeme, die das Haus nicht verlassen dürfen, gibt es Abholung per Kurier und Imaging vor Ort, siehe Vor-Ort-Service.
4. Arbeitsweise, Ausstattung und Ersatzteile
Ein seriöses Labor arbeitet nie am Original, sondern am Abbild. Vor jedem Eingriff in die Firmware wird der Service-Bereich gesichert. Laufwerke mit Kopfschaden werden nur am Reinraum-Arbeitsplatz geöffnet. Für die Ausfallzeit Ihres Betriebs entscheidet außerdem, ob passende Spenderteile im Haus liegen oder erst bestellt werden müssen – bei Server- und NAS-Laufwerken kann die Teilesuche Wochen dauern.
Abfrage: Arbeit ausschließlich am Abbild? Reinraumklasse und Gerät? Eigenes Ersatzteillager? HDDLab: Abbild mit PC-3000, Reinraum-Arbeitsplatz Klasse 100 (ISO 5), rund 20.000 Festplatten und Platinen im eigenen Lager. Details: Ausstattung.
5. Angebot, Freigabe und Abnahme
Der Einkauf braucht vor Arbeitsbeginn eine verbindliche Summe, keinen „ab“-Preis ohne Obergrenze. Die IT braucht vor der Abnahme eine Möglichkeit zu prüfen, ob die geretteten Daten vollständig und konsistent sind – bei Datenbanken und Mailservern ist eine Dateiliste allein oft nicht genug.
Abfrage: Festpreis nach Diagnose, schriftlich und netto? Was kostet es, wenn nichts gerettet wird? Wie wird das Ergebnis vor der Zahlung geprüft? HDDLab: Diagnose 90 € netto, angerechnet bei Auftrag; danach Festpreis; Dateiliste vor der Zahlung; bei Misserfolg nur die Diagnose. Preise.
6. Reaktionszeit und Eskalation
Steht der Betrieb, zählt die Zeit bis zum ersten Abbild. Klären Sie vorab, ob auch nachts und am Wochenende gearbeitet wird, wer Ihr Ansprechpartner ist und wie Sie Zwischenstände erhalten.
Abfrage: Express- und Notfallstufen mit Preis? Arbeit am Wochenende? Fester Ansprechpartner? HDDLab: Express-Diagnose meist am selben Werktag, Notfall-Datenrettung mit sofortigem Beginn, auch nachts und am Wochenende.
Die Prüfpunkte als Lieferantenabfrage
Die Tabelle lässt sich als Fragenkatalog an jeden Anbieter schicken oder in eine Lieferantenbewertung übernehmen. Unsere Empfehlung: Beantwortet ein Anbieter die Punkte 1 und 2 nicht schriftlich und nachprüfbar, sollte er Unternehmensdaten nicht erhalten.
| Rang | Frage an den Anbieter | Warum | Antwort HDDLab |
|---|---|---|---|
| 1 | Wer bearbeitet den Fall, mit welcher Ausbildung? | Fehlversuche sind nicht umkehrbar | Vier Ingenieure mit Hochschulabschluss, Nachweise |
| 2 | Wo wird verarbeitet, mit welchen Unterauftragnehmern? | Art. 28 DSGVO, Drittland | Eigenes Labor in Berlin, keine Unterauftragnehmer, AVV |
| 3 | Wie werden Eingang, Lagerung, Rückgabe und Löschung belegt? | Dokumentation, Revision | Löschung der Arbeitskopien und Rückgabe oder Vernichtung der Originale nach AVV |
| 4 | Arbeit am Abbild, Reinraum, eigene Ersatzteile? | Erfolgsaussicht, Ausfallzeit | Ja; Klasse 100 (ISO 5); rund 20.000 Laufwerke und Platinen im Lager |
| 5 | Festpreis vor Arbeitsbeginn, Kosten bei Misserfolg? | Freigabe durch den Einkauf | Festpreis nach Diagnose, netto; bei Misserfolg nur die Diagnose |
| 6 | Express, Notfall, Wochenende? | Stillstandskosten | Express-Diagnose, Notfall rund um die Uhr |
| – | Seit wann am Markt, Handelsregister? | Bestand des Anbieters | hddlab.de seit 2007, RHK GmbH, HRB 65866 B |
Häufige Fragen
Brauchen wir für eine Datenrettung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Sobald auf dem Datenträger personenbezogene Daten liegen – Kundendaten, Personalakten, E-Mails –, ist der Dienstleister Auftragsverarbeiter. Ein AVV nach Art. 28 DSGVO gehört dann vor die Übergabe. Unser Muster steht unter AVV zum Download.
Unser Systemhaus will es zuerst selbst versuchen. Ist das sinnvoll? Bei logischen Fehlern auf gesunden Laufwerken kann das gutgehen. Ist ein Laufwerk mechanisch oder in der Firmware defekt, oder ist unklar, warum das RAID ausgefallen ist, verringert jeder Versuch die Erfolgsaussicht. Systemhäuser arbeiten mit uns auch im Auftrag ihrer Kunden, siehe White-Label.
Dürfen die Daten unser Haus überhaupt verlassen? Wenn nicht, erstellen wir die Abbilder vor Ort auf verschlüsselten Datenträgern und arbeiten im Labor nur mit diesen Kopien. Siehe Vor-Ort-Service.
Was passiert mit den Kopien nach Abschluss? Die Arbeitskopien werden gelöscht, sobald Sie den Empfang der Daten bestätigt haben; Einzelheiten und Fristen regelt der AVV.
Wie lange dauert eine RAID- oder Server-Datenrettung? Das hängt vom Zustand der einzelnen Laufwerke ab. Nach der Diagnose nennen wir Festpreis und Dauer. Im Notfall arbeiten wir ohne Unterbrechung bis zum Abbild aller Mitglieder.